上海經(jīng)驗(yàn)豐富活動(dòng)策劃公司__活動(dòng)策劃關(guān)鍵任務(wù)時(shí)間表很重要
2012-09-24 21:08:10
上海經(jīng)驗(yàn)豐富活動(dòng)策劃公司__活動(dòng)策劃關(guān)鍵任務(wù)時(shí)間表很重要
有條不紊和注重細(xì)節(jié)是舉辦一次成功活動(dòng)的兩個(gè)關(guān)鍵。舉辦者在活動(dòng)中應(yīng)當(dāng)確保所有事情不出紕漏，并且都按預(yù)定計(jì)劃順利進(jìn)行?；顒?dòng)的組委會(huì)必須堅(jiān)持既定的方針。如果花上兩個(gè)月的時(shí)間去敲定一件事情，那將會(huì)導(dǎo)致活動(dòng)的管理效率低下。你可以花上數(shù)小時(shí)設(shè)計(jì)一份有創(chuàng)意的邀請(qǐng)函，但如果這份邀請(qǐng)函沒能及時(shí)打印出來以致錯(cuò)過了寄出的最后期限，后果將不堪設(shè)想。所以，一旦你決定承擔(dān)某項(xiàng)活動(dòng)，接下來你就應(yīng)當(dāng)立即制定關(guān)鍵任務(wù)時(shí)間表。
在制定關(guān)鍵任務(wù)時(shí)間表之初，你應(yīng)當(dāng)在日歷上確認(rèn)活動(dòng)舉辦的時(shí)間，然后從那天開始向前排出每天應(yīng)當(dāng)做的事情。有不少差點(diǎn)弄砸活動(dòng)的可怕故事：在一次籌款活動(dòng)中，活動(dòng)計(jì)劃和標(biāo)志都在最后作了臨時(shí)改動(dòng)，而且差點(diǎn)沒有及時(shí)送到。在另外一次活動(dòng)中，計(jì)劃書都已經(jīng)分發(fā)之后，計(jì)劃書的插圖才送達(dá)。還有一次，一批恤衫由于剛剛將標(biāo)志印上去，以至于裝這些了恤衫的箱子到場(chǎng)打開時(shí)還在冒著熱氣。這些失誤都給參加活動(dòng)的客人留下了組織混亂的印象。而這些失誤和差點(diǎn)釀成大禍的事例正是由于計(jì)劃不當(dāng)和協(xié)調(diào)不力造成的。在籌備活動(dòng)的整個(gè)過程中，你應(yīng)當(dāng)嚴(yán)裕地執(zhí)行每個(gè)時(shí)間段的安排，否則就容易導(dǎo)致多米諾骨牌效應(yīng)。讓人吃驚的是，有時(shí)一件看似微不足道的小事竟會(huì)對(duì)活動(dòng)產(chǎn)生重大的影響。在一次籌款活動(dòng)中，工作人員居然在活動(dòng)開始前幾分鐘還在對(duì)座位的安排進(jìn)行調(diào)整，以至于到后來他們完全沒有時(shí)間再檢査一遍，導(dǎo)致出現(xiàn)了令人尷尬的錯(cuò)誤：一張桌子被同時(shí)分配給了兩家公司，當(dāng)工作人員忙著額外再去尋找一張桌子時(shí)，客人們只得站在一旁等待。糟糕的是，由于沒有多余的桌布以及中央裝飾品，最后增加的那張桌子放在那里和其他桌子顯得極不協(xié)調(diào)，所以又只得將它撤下來。因?yàn)槭窃谧詈笠豢探拥搅宋恢谜{(diào)整的指令，所以工作人員沒能留出足夠的時(shí)間檢查重新安排的情況。
你的目標(biāo)是要在方案實(shí)施的前一天將所有事情完全定下來，好讓每個(gè)相關(guān)人員有時(shí)間檢查關(guān)鍵時(shí)刻的各種細(xì)節(jié)。你應(yīng)該讓每一個(gè)工作人員在活動(dòng)開始的 那一天處于精神飽滿的最佳狀態(tài)。
拿出你所有的合同，確保所有的重要截止日期成為你的關(guān)鍵任務(wù)時(shí)間表上的一部分。同時(shí)你應(yīng)當(dāng)格外注意來賓人數(shù)變更日期和活動(dòng)取消日期。在這些最后期限之前，你可以改變參加人數(shù)（人員損耗）和取消整個(gè)活動(dòng)《安排取消）而不會(huì)招致不良后果。通常，你可以在一定時(shí)間之前減少原定的用餐客人數(shù)量，或者減少原定的客房預(yù)訂量而不會(huì)產(chǎn)生任何費(fèi)用。一定要將最后期限和檢査的時(shí)間考慮在內(nèi)。給你自己留出充足的時(shí)間作出明智的決定。如果你錯(cuò)過了來賓人數(shù)變更曰期，錯(cuò)過了減少原有客人數(shù)量的機(jī)會(huì)，那么這個(gè)錯(cuò)誤將會(huì)使你付出昂貴的代價(jià)，因?yàn)槟銓⒉坏貌话丛群贤纤_定的客人數(shù)目和客房數(shù)量付費(fèi)。
在活動(dòng)進(jìn)行過程中，你還要繼續(xù)更新你的關(guān)鍵任務(wù)時(shí)間表、成本表和支付計(jì)劃，應(yīng)確保這些表格清單沒有任何遺漏。給每件事情都加以簡(jiǎn)單說明，比方說由誰具體負(fù)責(zé)，最后期限是哪一天。要給自己留出足夠的時(shí)間不慌不忙地做好你的關(guān)鍵任務(wù)時(shí)間表。
下面是為11月1日的一個(gè)活動(dòng)準(zhǔn)備的關(guān)鍵任務(wù)時(shí)間表樣本。這個(gè)樣本幫助你理解以上提到過的時(shí)間安排問題，包括制定客人名單和發(fā)送邀請(qǐng)函的時(shí)間等。在這個(gè)例子中，一家專業(yè)的郵遞公司會(huì)根據(jù)合同寄送所有的邀請(qǐng)函，即首先將邀請(qǐng)函裝入信封里，然后將其一一寄出。這項(xiàng)工作當(dāng)然也可以由內(nèi)部人員來完成，只要你能抽出部分員工加班加點(diǎn)地做就行。但如果員工既寄信，又要做日常工作的話，你的工作可能沒法在最后期限前完成。這份樣本包括了在關(guān)鍵任務(wù)時(shí)間表上的一些重要日期。當(dāng)然，時(shí)間也會(huì)因具體的要求、供應(yīng)商的最后期限和季節(jié)而變動(dòng)。
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任務(wù)
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負(fù)責(zé)人
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完成曰期
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制定客人名單
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XXX
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5月1日
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設(shè)計(jì)邀請(qǐng)函
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XXX
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5月1日
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將具體內(nèi)容告知設(shè)計(jì)師
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XX
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7月12日
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確定郵遞公司
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XX
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7月12日
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審邀請(qǐng)函
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XXX
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7月26日
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二審邀請(qǐng)函（如有要求）
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XXX
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8月3日
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將邀請(qǐng)函交印刷廠
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XX
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8月9日
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將邀請(qǐng)函送至郵遞公司
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XX
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8月23日
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邀請(qǐng)函寄給名單人上的客人
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XX
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9月13日
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貴賓通行證寄給名單卜上的客人
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XXX
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9月27日
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(如需用到）
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將回復(fù)截止日期通知名單人上的客人
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XX
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9月27日
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邀請(qǐng)函寄給名單8上的客人
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XXX
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9月27日
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將回復(fù)截止日期通知名單8上的客人
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XX
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10月12日
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貴賓通行證寄給名單8上的客人
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XX
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10月12日
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當(dāng)你郵寄邀請(qǐng)函時(shí)，一定記得郵寄一份給你自己。如此一來，你便可以知道是否在寄送過程中有意料不到的延遲情況。如果你檢查郵票么郵戳的日期，你就可以了解邀請(qǐng)函是否是如期寄出的。
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